Tietosuojaseloste
Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Suomen Näytelmäkirjailijat ja Käsikirjoittajat – Finlands Dramatiker och Manusförfattare ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivun yhteydessä sekä toiminnassaan eri sidosryhmien kanssa.
1. Rekisterinpitäjä
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Suomen Näytelmäkirjailijat ja Käsikirjoittajat ry (jäljempänä ”yhdistys “, ”me”, ”meitä” tai ”meidän”). Suomen Näytelmäkirjailijat ja Käsikirjoittajat ry vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Suomen Näytelmäkirjailijat ja Käsikirjoittajat – Finlands Dramatiker och Manusförfattare ry
Y-tunnus: 0202237–7
Osoite: Agricolankatu 4 LH 46-48, 00530 Helsinki
Rekisterinylläpitäjä:
Mika Vainio
info@sunklo.fi
2. Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsensivuille; ja saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä.
Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.
Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
Henkilötiedot:
• sukunimi, etunimet
• henkilötunnus
• postitusosoite, postinumero, postitoimipaikka
• puhelinnumero
• sähköposti
• tilinumero
Jäsenyystiedot:
• yhdistykseen liittymis- ja eroamispäivämäärä
• jäsenyystyyppi
Jäsenmaksutiedot:
• suoritettu ja perinnässä oleva jäsenmaksu
• laskutustiedot
Mahdollisia muita tietoja:
• Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen tulee pitää yllä luetteloa jäsenistään. Rekisterinpitäjän ylläpitämä jäsenrekisteri toteuttaa kyseistä velvollisuutta. Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, mikäli se täyttää vähintään yhden GDPR-asetuksen 6 artiklan vaatimuksista. Rekisterinpitäjän ylläpitämä jäsenrekisteri täyttää GDPR-asetuksen 6 artiklan asettaman vaatimuksen, sillä käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin;
• jäsensuhteen hoitaminen
• järjestötoiminta
• edunvalvonta
• jäsenpalvelujen toteuttaminen
• tekijänpalkkioiden tilittäminen
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista, järjestötoimintaa, edunvalvontaa, jäsenpalvelujen toteuttamista sekä jäsenmaksujen perintää varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseemme jäsensuhteeseen.
3. Jäsenviestintä
Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle toiminnastamme, jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös edunvalvonta-, jäsenpalvelu- ja muita tutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten.
Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 10).
4. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi
Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi.
Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.
5. Lakien noudattaminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.
6. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.
Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen ja tekijänpalkkiotilitysten toimittaminen verohallintoon verotusta varten sähköisessä muodossa toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä
• neuvottelujärjestöille ja luottamusmiehille ja muille henkilöstönedustajille edustettavien tunnistamiseksi ja edunvalvonnan hoitamiseksi
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai
muiden turvallisuuden suojelemiseksi,
• väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi sinulle työtä tarjoavalle työnantajalle, tuotantoyhtiölle, teatterille tai vastaavalle
• yhdistyksen jäsenille onnittelujen ja muistamisten toimittamista varten, mikäli et ole erikseen
kieltänyt tietojen luovutusta
Haastattelupyyntöjä esittäville toimittajille emme lähetä yhteystietoja, vaan välitämme haastattelupyynnön näytelmäkirjailijalle ja käsikirjoittajalle itselleen.
7. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Emme siirrä jäsentemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Evästeet
Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toimintaa, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen. Tällöin verkkosivu ei välttämättä toimi häiriöittä.
9. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ja tekijänoikeustilitysten maksamisen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Säilytämme henkilötietoja myös, jotta voimme maksaa tekijänoikeuskorvauksia tekijöille tai heidän oikeudenomistajilleen. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin yhdistys maksaa tekijälle tekijänoikeuskorvauksia tekijän teosten käytöstä.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
10. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.
Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille tietosuojasta vastaavalle henkilölle, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html
11. Tietoturva
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.
Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Tehtäviensä puitteissa yhdistysten toimihenkilöillä on pääsy yhdistyksensä henkilöjäsenten tietoihin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
12. Selosteen muuttaminen
Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme
http://www.sunklo.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.
13. Ota yhteyttä
Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse, osoite kohdassa 1. Rekisterinylläpitäjä.
Tietosuojasta vastaava henkilö:
Timo Enroth, toiminnanjohtaja
timo.enroth@sunklo.fi